一项策划虽然有可能仅仅存在于策划人自己的脑中而不为其他人所知，但是，就大多数策划而言，它们最终表现为策划书的形式。庆典策划书作为策划的物质载体，是策划文字化、语言化的表现，它使策划者的策划方案为他人所知晓、所接受，让策划由思想一步步地变成现实。

　　策划书的结构（格式）：
　　1、封面
　　策划书的封面虽不需要特别精美，但所用纸张的厚度要比内文的纸厚些，上面列明五点：
　　a、策划的主题。
　　b、策划的主体（策划者及所在公司或部门）。
　　c、策划完成的日期。
　　d、策划书的编号。另外，还可考虑在封面简洁地附加兼有说明的内文简介，但不宜过长。
　　e、对策划者权利的声明。如：某某公司版权所有等。
　　2、摘要
　　这是把策划书所讲的概要加以整理，内容应简明扼要，字数在三四百字左右为宜，让人一目了然。
　　3、目录
　　策划书的目录与一般书籍的目录起相同作用，涵盖全书的主体内容，读过后应能使人对策划的全貌、策划人的思路、策划书的整体结构有一个大体的了解。目录实际上就是策划书的简要提纲，具有与标题相同的作用，策划者应认真编写。
　　4、导言
　　导言是策划的大纲，提领全文。其内容应包括策划的宗旨、策划的背景、策划的必要性及可行性和意义等。
　　5、主体内容
　　主体内容是策划书最主要的部分，是命案的核心所在，在这一部分里，应写明策划的目的、方式、原因、方法及相关人员等各项内容。主体内容的表述应根据策划种类的不同及阅者的不同而调整，但都应坚持一目了然的原则，切忌冗长繁琐。
　　6、费用预算
　　费用预算是策划书必不可少的一部分，费用应尽可能详尽周密。预算费用要分类细化、准确，真实反映策划案实施的投入大小；同时要将各项费用控制在最小规模上，以求获得最优的经济效益和社会效益。在预算经费时，最好绘出表格，列出总目和分目的支出内容，既方便核算，又便于以后查对。
　　7、策划实施的进度表
　　正如任何工作都需有计划指导一样，策划实施的进度通过拟定策划实施过程的时间表，明确标示何时要做什么，由何人负责，需要何种方式的协助，需要什么样的布置等，使策划活动由单纯的构想一步步地付诸实施，并作为检查策划进行的标准。进度表在策划实施过程中应具有一定的稳定性，但并非不可变动。
　　8、有关人员职责分配表
　　人员职责分配明确，在处理具体事务中责权分明，才能保证策划实施顺利、有序进行，避免人浮于事、相互推诿。职责分配的另一个目的是保障各个环节互相协调、彼此配合。
　　9、策划所需物品及场地
　　要考虑在何时、何地提供何种方式的协助，需要办理哪些手续，如市政部门的批复、庆典场地的电源、安全保卫，庆典用品的租用，舞台何时搭建等。该项目也要详细安排，以免贻误时机。
　　10、附加说明及效果预测
　　策划书中尚需说明的内容，要加以简要地说明。对策划书相关内容有重要参考价值或作为重要证据的资料，应附在策划书后面。效果预测主要说明在组织、企业同意昭计划实施的前提下，预计可达到的目标。这一目标应包括经济效果预测、本身效果预测和社会效果预测。